ワークフロー ~勤怠管理&販売管理の図を描く

ワークフローというモノについて、それに関することに触れながら。

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ワークフロー

workflow

ワークフロー(workflow)とは、直訳すれば「仕事の流れ」となる英語由来の言葉であるが、具体的には或る事業所において或る事業が行われるとき、その手順や流れを図に起こしたものを指す。
図に起こすことで、或る事業のために必要な業務の全体的な流れをあらかじめ把握することが出来、これによって作業の効率を分析することも可能となる。
この分析のことは「ワークフロー分析」と呼ばれ、特に企業において業務の効率化が重要事項のひとつとなっている現代において、大きな意味を持ったものであると言える。

ここで作成された図には「フローチャート」という名称がある。それぞれの作業がラインで繋がれて一連の流れを示している。
また複数の作業行程がひとつの結果に結びつくといった種類の事業に関しても、ワークフローの概念は有効活用される。全体図が提示されることで、ひとつの結果に向けた一元的な業務の管理が可能になるのである。

メリット

ワークフローの概念、すなわち作業行程の図式化が行われることで得られるメリットには、さまざまなものがあると考えられている。
最も大きなメリットとしてあるのが、全体図がすでに存在していることで、線で結ばれて行き先を示された各作業に必要な物が明確化されることである。
「Aという段階では何が必要か」「Cという段階では何が必要か」ということが一目瞭然であり、さらに「Aの段階で作成されたものはDの段階ではどこにあるべきか」などということも可視化されているので、物が効率よく作業行程を流れていくことになる。

また、A、B、C……という作業行程の流れが可視化されることによって、その段階ごとの進捗状況を図とスケジュールと照らしあわせて考えていくことが出来る。
業務の分析にも、大いに活かすことが出来るのである。

システム

system

事業のために必要な業務がさまざまな形で行われている企業内では、さまざまな管理システムが組まれ、運用されている。
たとえば働く人たちの出退勤を管理する勤怠管理システムや、生産された物がどのように流通していくかということについて管理を行う販売管理システムなど。
ここで言う「システム」はコンピュータによるものを指すことが多くなったが、これらのシステムにワークフローの機能が導入されていることも多い。

特に流通の管理に関しては、製品の生産の流れや販売の流れを図式化することによって効率化を図るということが行われている。
フローチャートがコンピュータ上に作成され、行程の各段階をクリアしていくごとに必要な「申請」や、「申請に対する承認」などもこのシステム上で行うことが出来るようになっている。


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